Приблизительное время чтения 8 минут

Апрель 2020 многим запомнится как месяц приобретения новых навыков удаленной работы, ибо самоизоляция, пандемия, социальная дистанция и т.п., но работать-то надо. И вот в такой ситуации, когда почти все коммуникации перешли в электронный вид, к нам стали поступать запросы на срочное внедрение электронного документооборота.

Поскольку тема не так проста, как кажется, поговорим о ней поподробнее.

Что такое электронный “ДО”?

Про документооборот (далее по тексту ДО) написано много всякого полезного (и не очень), поэтому здесь выделю только 3 крупных блока, которые чаще всего имеются в виду под «внедрением электронного ДО» внутри своей компании:

  1. Организация единого хранилища документов с понятной логикой хранения, удобным поиском и возможностью работать именно с актуальной версией документа
  2. Автоматизация канцелярских процессов (напр. прием входящих писем, передача приказов и поручений сотрудникам, уведомление об итогах совещаний)
  3. Автоматизация сложных процессов, которые касаются множества подразделений (напр. согласование договоров, процессы бюджетирования, проведения трейд-маркетинговых акций, заявки на оплату)

Относительно первого блока наиболее актуальны технические вопросы – как каталогизировать, где хранить, кому и на что давать доступ и т.п. А вот блоки 2 и 3 – это не только и не столько технические вопросы, скорее методологически-организационные. Прежде чем искать какое-то волшебное программное обеспечение, надо бы определиться, ЧТО именно и ДЛЯ ЧЕГО хочется автоматизировать? Какие границы будут у этой задачи?

Одно дело, когда вы хотите в системе вести реестр протоколов совещаний и повысить контроль за исполнением поручений со стороны руководства. Другое, когда вы хотите с помощью документооборота стандартизировать взаимодействие NN-го количества специалистов из разных отделов и иметь возможность оперативно реагировать на возможные отклонения в своих процессах. Это уже не совсем документооборот, а что-то похожее на систему управления бизнес-процессами, усиленную электронными коммуникациями в документообороте (подробнее, кому это необходимо, можно посмотреть здесь).

Практика показывает, что наиболее успешно происходит переход на электронный ДО в тех компаниях, где осознание управленцев достигло понимания необходимости управления через процессы и пользы соответствующего инструмента для их цементирования. Немаловажно, чтобы и сами процессы достигли необходимой зрелости для дополнения их электронным ДО.

// Примеры из практики.

1. В одной знакомой достаточно большой промышленной компании решили автоматизировать процесс согласования договоров (среднее время нахождения документа на согласовании ~20 рабочих дней). Решено было пойти простым путем – взять все свои процессы «как есть» и перенести в купленную программу «1С:Документооборот». Вроде как предусмотрели все возможные нюансы прохождения договора и «зашили» их в программу. Тем не менее, на выходе получили средний срок согласования договора ~30 рабочих дней, т.к. чрезмерная детализация процесса усложнила внутренние коммуникации + не были учтены гибкость и возможность изменения сценариев согласования для некоторых договоров.

2. Региональный хладокомбинат. Автоматизацию документооборота и внутренних коммуникаций в компании решили начать на относительно простом процессе согласования контрагента (разным подразделениям было необходимо подготовить свои данные и пройти через утвержденную процедуру согласования контрагента несколькими ответственными лицами). Сначала продумали, для чего им нужна такая автоматизация и как будут определять, что достигли цели. Потом нарисовали процесс на бумаге, промоделировали его прохождение с ответственными руководителями. По итогам обсуждения моделирования поправили свое первоначальное видение процесса и выработали требования к тому – что и как должно быть отражено в системе ДО. Внедрение шло не совсем гладко и быстро (все-таки это был первый опыт), но закончилось тем, что процесс ускорился почти вполовину, и документам перестали «приделывать ноги» для ускорения согласования. Далее такой положительный опыт был самостоятельно тиражирован на другие, более сложные процессы (согласование договоров, казначейские процессы, заявки в службу снабжения).

Где-то я такое уже видел

Ситуация с запросами на покупку и внедрение ДО напоминает ситуацию с покупкой CRM-систем в период первых российских кризисов этого тысячелетия. Тогда наблюдался значительный рост купленных программ в надежде, что в них есть некий волшебный «рецепт» успеха для роста продаж. Стоит только купить, установить и заставить своих менеджеров работать в этой системе, и продажи сами стабилизируются/ вырастут. Только вот сопоставимого роста количества внедрений не произошло. Чуда не случилось. Опять не нашлось «волшебной таблетки»..))

Так и сейчас. Если просто купить «хорошую программу для документооборота» и заставить в ней работать своих сотрудников, то само собой ничего не стабилизируется и не заработает. Конечно, какая-то вероятность, что все срастется, есть. Однако, менеджеры с опытом знают, что изменениями в бизнесе надо управлять. Все это весьма актуально для электронного документооборота, т.к. это смена парадигмы работы компании.

В теории между теорией и практикой разницы нет. На практике есть.

Как интеграторы мы не единожды сталкивались с проектами внедрения документооборота, поэтому хотелось бы уберечь вас от некоторых часто встречающихся на практике ошибок, которые могут свести на нет все усилия по внедрению такой полезной инновации.

Понятно, что такие выводы являются субъективными, но все же описание чужих «граблей» никогда не бывает лишним.

https://storage.yvision.kz/images/user/zemfirakaraganda/mUvw6x1Bs8MUz96yx84icA3hw3BH35.jpg
  • Пропустить стадию обдумывания – чего вы хотите добиться от электронного ДО? Так ли велика проблема, чтобы заниматься изменением работы своей компании через ДО ради ее решения? Через какой набор показателей и отчетности будете проверять эффективность внедренной системы?

// Если вам просто «надо документы согласовывать», то можете получить оторванную от реальности систему (как минимум – без связи с основной учетной системой), которая только усложнит работу людей на местах

  • Сопротивление со стороны функциональных руководителей и исполнителей

// Далеко не все хотят, чтобы процессы коммуникаций стали прозрачными и контролируемыми. Всегда можно найти способ доказать, что «программа плохая и на самом деле мешает + усложняет работу», лишь бы не менять своих удобных привычек

https://pbs.twimg.com/media/Dv_459AWkAAh-GQ.jpg:large
  • Пропуск стадии проработки требований к процессам и системе

// Если нет актуального описания процесса согласования внутренних документов (а-ля регламент), который понятен и исполняется руководителями и сотрудниками на местах, то ни одна программа не выстроит наиболее эффективный вариант за вас. В ней чаще всего будет содержаться только некий набор инструментов, которые еще надо понять – как правильно использовать. В итоге получается то, что получается.

  • Не вовлекать в процесс внедрения конечных пользователей

// Руководители компаний и функциональные руководители на местах могут представлять процесс совсем по-другому, нежели он протекает и может протекать на месте. В итоге получается недовольство людей на местах, вплоть до бойкота нововведениям.

  • Любой спец по «1С» разберется с функционалом и справится с внедрением/ администрированием

// Поскольку в компании чаще всего нет ответственного человека для выработки требований к процессам документооборота, а руководители и конечные пользователи могут только рассказать «как есть» или нафантазировать каких-нибудь хотелок, то задача передается ИТ-нику с посылом: «ДО – это же программа, значит разберешься и внедришь». Варианты возможного результата на выходе – любые. От «супер! как раз то что мы хотели!» до «как с этим работать?!», причем вероятность положительного сюжета существенно меньше. Ибо это не ИТ-задача, а бизнес-задача, решаемая с помощью ИТ-инструмента.

В завершение

Печально, что разговор об инновациях в очередной раз заходит тогда, когда известная жареная птица начинает напоминать о себе )) Впрочем, в наше динамичное время объективно много других всевозможных задач. В законах Мерфи есть хороший ироничный вопрос на эту тему: «Вы уже дошли до состояния, когда у вас нет времени, чтобы разрешить те проблемы, которые отнимают у вас все время? (Марк Дэвисон). Это так – много полезного делается только тогда, когда припрет, когда уже нельзя не заниматься каким-то вопросом.

https://i.ytimg.com/vi/57wSjnFQZ1U/maxresdefault.jpg

Безусловно, электронный документооборот – это не какое-то ноу-хау, его давно уже используют по всему миру. Но надо ли что-то менять в спешке? Может в вашем случае пока справиться какими-то более простыми альтернативными вариантами? А электронным документооборотом заняться потом, но более основательно и вдумчиво?

Если вопросы такие есть, а ответы не устраивают – обращайтесь. Чем сможем, как говорится, поможем))

Всем здоровья и добра!

Печать статьи
0 0 vote
Рейтинг статьи
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments
близко
Copy link
Powered by Social Snap