12 минут чтения

Когда обдумывал содержание данной статьи, изначально я хотел описать алгоритм самостоятельного проведения экспресс-обследования перед автоматизацией. Все для того, чтобы качество и эффективность проектов внедрения информационных систем у российских производителей продуктов питания вышло на новый уровень. (Не секрет, что не все хотят привлекать кого-то со стороны для проведения предпроектной оценки). Не получилось)) Понял, что такие работы должны выполнять специалисты и, наоборот, не надо их делать самостоятельно (это спойлер, детали внутри). Ибо это подобно самодиагностике вместо обращения к врачу. Готовы рисковать здоровьем и экспериментировать с собой? А со своим бизнесом?

Итак, сегодня в статье – кому и зачем нужно 2-х дневное экспресс-обследование перед автоматизацией? как оно проходит? что дает? Дополнительно напишу стандартные «грабли», на которые наступает большое количество компаний, которые надумали автоматизироваться.

Сразу предупреждаю – буков много. Кто не любит читать – можно пробежать «по диагонали», суть тоже поймете.


ЧТО ЗА ХУРМА?

Итак, по какой-то причине вы задумались об автоматизации своего предприятия. Кто-то – в свете предстоящей отмены в 2022 году поддержки отраслевых решений на УПП. Кто-то готовится к внедрению маркировки под «Честный знак». Кто-то хочет автоматизировать оперативный учет на производстве и складах готовой продукции, чтобы соответствовать будущему ужесточению требований со стороны «Меркурия». А есть и такие, кто хочет просто навести порядок на своем производстве и сделать работу своего предприятия более эффективной и управляемой. Да-да, есть и такие – кто автоматизируется не под давлением внешних обстоятельств, а по собственному желанию))

Чтобы избежать ненужных трат денег, времени, нервов, слез человеческих жертв и других неприятностей, мы со своими клиентами проводим 2-х дневное обследовании для формализации проекта автоматизации.

Во время данных двух дней мы получаем ответы на следующие вопросы:

  • Для решения каких проблем/задач нужен проект автоматизации?
  • Какими должны быть ключевые результаты проекта?
  • Какие процессы должны попасть в проект автоматизации?
  • Какой функционал нужен в автоматизированной системе?
  • Какой и почему должна быть целевая архитектура программного обеспечения?
  • Каким набором задач и в какой очередности необходимо выполнять проект внедрения? Почему именно так?
  • Какие задачи нужно делать в проекте собственными силами, а какие лучше отдать на выполнение сторонним компаниям?

Вроде можно и не привлекать кого-то со стороны для ответов на эти вопросы, а попробовать самостоятельно подумать и ответить на них. Можно… Однако, пикантность ситуации в том, что на большинстве предприятий есть только укрупненное понимание – какие проблемы на самом деле надо решать + чего можно хотеть от внедрения автоматизированной системы? Для ответа на обозначенные вопросы у сотрудников на предприятии просто не хватает квалификации и опыта решения подобных задач.


ДЕЛАЙ РАЗ, ДЕЛАЙ ДВА…

Теперь про то – как проводим экспресс-обследование и как укладываемся в 2 дня.

1 день

Активный сбор информации с бизнес-потребителей, функциональных руководителей и ключевых пользователей системы относительно

  • проблем/ задач, которые должна решать система,
  • необходимого им функционала.

// При этом важно понимать, что профессиональных постановщиков задач крайне немного и многие люди начинают фантазировать, если не знают ответа на вопрос «что и для чего хотите?» Поэтому наши специалисты, пропуская полученную информацию через фильтр своего опыта,

  • обеспечивают критический взгляд на выдвигаемые потребности
  • обращают внимание на вещи, которые выпали из внимания интервьюируемого, но могут повлиять на повышение эффективности организации автоматизированных процессов управления

Опционально по просьбе клиентов мы смотрим на предполагаемую проектную команду на стороне клиента, чтобы на выходе дать оценку реалистичности исполнения интересующего проекта с этими людьми.

2 день

Собранная за прошлый день информация анализируется для выстраивания «картинки»:

  • какие проблемы/задачи из выявленных важны для решения в первую очередь и почему

// что больше, а что меньше может принести ущерб или дополнительный профит бизнесу

  • целевой ИТ-ландшафт

// на какой конфигурации или наборе конфигураций программных продуктов лучше делать такие задачи, чтобы сохранить разумными затраты на внедрение и (что не менее важно) на дальнейшее сопровождение и развитие системы. Например, кому-то вполне можно будет обойтись отраслевой версией «1С:ERP», а кому-то лучше вынести финансовый контур отдельно от баз по управлению производством и складами.

  • какими этапами и почему именно так надо идти к целевой системе

// надо учитывать – как блоки информационной системы связаны между собой и как их внедрять, чтобы не делать повторных телодвижений по переделыванию своей работы

  • что можно сделать самостоятельно силами своих ИТ-ков, а что лучше отдать на исполнение сторонним специалистам

// можно искренне верить во всесильность своих ИТ-ков, но чаще всего они просто обычные люди

  • как эти этапы должны накладываться на график, чтобы получить интересующий результат

// вспоминаем свой опыт внедрения на аналогичных предприятиях, смотрим – что и как может повлиять на ускорение/ замедление проекта у данного клиента и на выходе можно будет понять – что и в какие сроки вы получите

  • сколько может стоить проект внедрения интересующей системы именно на этом предприятии

// и руководству компании, и собственникам всегда хочется опираться на реальную оценку, чтобы планировать свой бюджет. Бывает, что обозначенная сумма вызывает реакцию «мы на такое не рассчитывали!» ))) Просто мы считаем, что лучше на входе понять реальный масштаб проблемы, чем соблазниться на небольшой бюджет «со звездочкой», а потом выложить в несколько раз больше для доведения до необходимого результата

После такого «мозгового штурм» формируется клиентский документ для обсуждения полученной «картинки» с ключевыми сотрудниками на стороне предприятия. Существенно помогает в этом опыт выполнения проектов внедрения учетных систем на множестве пищевых производств.

Стоит упомянуть, что детальность такого обследования в силу кратковременности будет существенно отличаться от серьезной и детальной проработки технического задания. Как концепт здания архитектора от строительных чертежей. Но это гораздо лучше, чем просто вера в успех и русский авось (см. про грабли ниже по тексту).

ЧТО МОГУТ ДАТЬ 2 ДНЯ?

Что в сухом остатке получает клиент и мы по итогам проведенного экспресс-обследования?

Клиент – выдержку опыта с пониманием вектора «куда и как» идти + оценку проекта в сроках-деньгах. Попутно во время общения с нашими специалистами происходит информационное обогащение на тему решения интересующих проблем/задач («а как у других это делается?») Такая информация многого стоит и дает возможность не совершать лишних телодвижений. А еще можно позадавать другие вопросы из смежных областей, которые не давали покоя и заставляли тратить время и нервы. Не факт, что с ходу дадим ответы )) Хотя, чаще вопросы задают не уникальные и можно сразу поделиться опытом.

Мы тоже не в накладе – можно сделать предложение о сотрудничестве с совершенно другим пониманием клиента, более точно закрывающем его потребности. А это – хороший шаг к выстраиванию длительных плодотворных отношений.

В общем экспресс-обследование – это те самые 2 дня, которые месяц экономят.

РАЗНЫЕ ЕСТЬ ГРАБЛИ. А ЕСТЬ МОИ, ЛЮБИМЫЕ.

  • Поручить своим ИТ-кам

// Регулярно случается, что разобраться и начертить «дорожную карту» проекта просят своих ИТ-ков. Заказчик разумно полагает, что раз это проект автоматизации на «1С», то именно им рисовать план внедрения и заниматься отбором ПО/ интеграторов. Серьезно? Ребята из ИТ должны определить – что и зачем нужно вашему бизнесу + вашим управленцам? Чаще планы по проекту автоматизации рисуются в этом случае так, чтобы потом можно было снять с себя полную ответственность, если что-то пойдет не так («мы думали в программе все уже учтено», «пользователи сказали, что нам надо, мы это и сделали», «интеграторы сделали проект как им удобно» и т.д. и т.п.)

  • Заполнить анкету/ опросник

// Классика. «Мы не знаем, что вам рассказать про свои проблемы/задачи. Может вышлете какую-то анкету?» Многие фирмы франчайзи завели такую ритуальную анкету с разной степенью детальности вопросов. И вот тут начинается интересное. Фактические данные заполнить не трудно (количество SKU, тонн сырья в день перерабатываем, отгрузок в день, строчек в накладной  и т.д.) А что делать с описанием необходимого функционала? Просто поставить галочку в строчке с коротким названием – «адресное хранение», «партионный учет», «интеграция с оборудованием»? И как это поможет оценить реальную глубину и сложность задачи без визуального знакомства с объектом автоматизации и живого общения с будущими заказчиками и пользователями системы? Там же нюансов и трактовок таких широких терминов может быть вагон! Впрочем, если оценка проекта нужна не для реального использования, а как формальный ритуальный шаг для получения хоть какого-то понимания о сроках-бюджетах, то вполне сгодится. Но это не точно ))

  • Купить ПО до начала проекта

// Покупка ПО перед началом проекта автоматизации видится логичным шагом. Особенно если купить «1С:Наш комбинат», где все должно быть учтено и продумано за нас ))) Однако, потом неловко становится. Ведь программа уже куплена и надо бы ее использовать. А если она не подходит для решения имеющихся проблем/задач и многого задекларированного функционала просто нет физически? А если это выяснится не в самом начале проекта?

  • Война план покажет

// Совсем пропустить этап обследований приходится в силу разных причин многим предприятиям – времени нет, денег жалко, нет доверия к тем, кого знаете и т.д. и т.п. Надежда на то, что все как-то само рассосется и по ходу дела сорганизуется, может держаться разное количество времени в зависимости от оптимистичности или загруженности заказчиков автоматизированной системы. Но всегда наступает разочарование/ отрезвление/ обида/ злость/ мудрость (подчеркните нужное).

  • Любой 1С-к справится

// Даже если понимаем, что своим ИТ-кам не справиться и надо звать кого-то со стороны, то всегда возникает вопрос – как выбрать консультантов со стороны. Деньги – наиболее понятный критерий. Одни – дороже. Значит, у них квалификация повыше (или просто жадные попались). Другие – дешевле, значит поменьше квалификация. Чего тут не понять? Ну и, кстати, посмотрим, чтобы у них был опыт работы с в схожей с нами отрасли. Только вот надо учитывать, что большинство компаний в среде «1С» специализируются на решении задач, связанных с автоматизацией бухучета. А значит поручить таким «специалистам» автоматизацию процессов торговли и производства – это заплатить им за получение нового опыта (будем надеяться – успешного). Я думаю, они только рады будут ))

В ЗАВЕРШЕНИЕ

Вопрос диагностики важен не только в автоматизации, но и в других областях профессиональных услуг (строительство, образование, медицина, спорт…) Будьте внимательны, пожалуйста, не упускайте из внимания этот важный непродолжительный этап.

 Если узнали себя где-то в этом тексте и задумались о правильности своих действий, то, пожалуйста, не занимайтесь самообманом самолечением. Позовите специалистов. Например – нас )) Звоните, пишите – поможем.

Всем добра!

Свяжитесь с нами

5 1 vote
Рейтинг статьи
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments
близко
Связаться с нами

 

×
Copy link