Аппетит приходит во время еды. Или жизнь учетной системы после завершения проекта автоматизации

Приблизительное время чтения 6 минут

Каждый руководитель на входе в проект наверняка задумывался, что же будет, когда внедрение автоматизированной системы производственного учета на его предприятии завершится?

Возможно, кому-то представляется момент из известных комиксов, когда тихоню-школьника кусает радиоактивный паук, и вчерашний ботаник становится супергероем. В нашем случае паук – это система производственного учета, Человек-паук –производственное предприятие.

Руководитель ожидает, что с запуском системы начнется магия, и, как по щелчку пальцев, продукция приобретет идеальные потребительские свойства, потери и брак исчезнут, а покупатели выстроятся в очередь. Это должно произойти, но система в этом играет, скорее, служебную роль, и является инструментом, помогающим достичь желаемого результата быстрее и эффективнее.

Суперсила системы учета на производстве

Было бы ошибочно полагать, что с первого дня эксплуатации системы автоматизированного учета на производстве, предприятие начнет приобретать от нее все желаемые выгоды. Лишь спустя некоторое время после запуска большинство начинает понимать, какие данные хочется получать и анализировать. Знаете, как говорят: «аппетит приходит во время еды». Так и осознанные пожелания к системе учета начнут приходить, когда системой осмысленно начнут пользоваться все сотрудники: рабочие на местах начнут своевременно предоставлять достоверную информацию, а руководители будут использовать эти данные для анализа. Здесь только успевай реализовывать требования к системе. Соответственно, результаты такого развития, словно суперсила. Кто-то может использовать ее, как разрушительную, кто-то вообще не будет знать, что с ней делать, а разумный руководитель извлечет из нее максимальную пользу.

Если продолжать говорить сравнениями, то проект по внедрению системы производственного учета сродни рождению ребенка. Проектная команда закладывает базовые умения вроде «дышать», «есть», «спать». Мы, к примеру, закладываем необходимые для работы справочники, инструменты, которые отражают производственные шаги, необходимые точки учета. Жизнь нового существа началась, а это значит, что в дальнейшем оно будет расти, развиваться. У него естественным образом будут появляться дополнительные потребности.

Почему же нельзя все возможные потребности удовлетворить в проекте? А разве Вы можете знать наверняка, какой размер обуви будет у ребенка, какие наклонности он будет иметь, чтобы заранее записать его в нужные кружки? Вот и мы не знаем. Зато мы точно знаем из опыта, что лучше не закладывать предполагаемые, несформированные требования. Результатом их исполнения может стать (и, исходя из нашей статистики, станет), к примеру, увеличение сроков и бюджета проекта на задачи, которые, вероятно, никогда не будут работать. Таким образом, внимание будет перенаправлено на область проекта, которая в ближайшей перспективе не принесет осязаемые результаты, вместо акцентирования внимания на необходимых процессах, и вы неосознанно отложите получение гарантированно полезного результата.  Когда же предприятие дорастет до требования, отражение его в системе и существование в реальности, с большой долей вероятности, не будут соответствовать, и его нужно будет дорабатывать или, хуже того, реализовывать с нуля.

Ценность последовательности

Чтобы такого не произошло, мы настаиваем, чтобы внедрение и улучшение системы шли последовательно. Так, многие руководители, поработав с системой и осознав возможности автоматизированного учета, просят настроить обмен данными с бухгалтерскими системами, чем могут и облегчают бухгалтерский учет на производстве. Ведь для того, чтобы получить актуальные цифры от производства, даже не нужно ничего делать. Посредством автоматического обмена все данные уже отражены в бухгалтерии.

По аналогии с бухгалтерским учетом мы занимаемся получением данных и от отделов продаж, к примеру, заявок на производство. Зачастую отдел продаж и производство живут в полярно разных мирах, имея, при этом, одну цель – осчастливить как можно больше покупателей. Объединенные высшей целью, они призывают нас выстроить мост между их мирами и интегрировать данные из CRM-системы в производственную и наоборот. В результате этой связки, отдел продаж получает складские остатки, как на ладони. При этом нет необходимости ждать общих собраний, отчетов и сводных таблиц от производства. Стоит ли говорить, что в процессе сбора и передачи информации ее актуальность теряется? Думаю, нет. Интеграцией мы расширяем возможности сотрудников коммерческого отдела. Но особенно менеджеры отдела продаж радуются, когда заявки на отгрузку удается передавать нажатием всего одной кнопки. А производство, в свою очередь, получает эти заявки уже в виде задания, которое можно сразу брать в работу. Бонусом ко всему этому может стать повышение оборачиваемости на складах, потому что учет становится прозрачным не только для бухгалтерии и производства, но и для отдела продаж. А также исчезает временная подушка, которая до того требовалась на сбор актуальной информации.

Если двумя вышеописанными задачами, в целом, можно заниматься параллельно с внедрением автоматизированной системы производственного учета, то, к примеру, расчетом материально-сырьевой себестоимости, мы рекомендуем заняться уже по итогам внедрения проекта. Несмотря на то, что себестоимость продукта рождается внутри производственной системы, преждевременное получение данных для расчета может вырасти в некорректный результат. Потому что точная себестоимость – это следствие правильно организованного оперативного производственного учета. Сначала нужно получить достоверныйматериальный баланс, осуществить контроль потерь и выходов по этапам производства, обеспечить прослеживаемость входимости партий сырья в продукцию, и только имея точные количественные данные от производства, можно привязывать к ним рубли.

Делаем выводы

Сейчас, когда мы поняли, что система – это живой организм, то следует ждать, что в зависимости от завода, стиля руководства, состава команды проекта, потребителей учетных данных и других внешних факторов она будет иметь свой индивидуальный характер.Будет ли бОльшая часть информации снята с датчиков или введена вручную? Все ли участки производства будут автоматизированы, или на то нет необходимости? Сколько будет точек весового контроля? Все эти, и многие другие, факторы определяют индивидуальность как системы, так и производства в целом. Система с первого дня вживляется в производство и становится его неотъемлемой частью, и их развитие, что логично, неразрывно связано друг с другом.

Надеемся, что в процессе прочтения статьи Вам приоткрылось знание, что когда внедрение автоматизированной системы производственного учета на предприятии завершится – у системы начнется «настоящая жизнь»!

Печать статьи
0 0 vote
Рейтинг статьи
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments
близко
Связаться с нами

 

×
Copy link