Иллюзия простоты. Наблюдения по итогам корпоративного тренинга

Business-people-arguing

Недавно проводил трехдневный корпоративный тренинг для одного из клиентов, и работа участников в командах натолкнула меня на пару интересных мыслей, которыми я хочу поделиться.

Тренинг был организован, чтобы подготовить сотрудников компании, на плечи которых ляжет проект по автоматизации, а также помочь им формализовать требования к будущей системе.

Мы начали работу с проблем предприятия, которые нужно решить в рамках проекта по автоматизации производства, потом нарисовали общую карту процессов и, наконец, перешли к описанию одного из процессов в качестве примера.

И ВОТ КАКАЯ ИНТЕРЕСНАЯ СИТУАЦИЯ СЛОЖИЛАСЬ.  Пока команда обсуждала процесс на словах, казалось, что здесь и говорить не о чем — все одинаково представляют, как этот процесс протекает в жизни, так как не первый раз с ним сталкиваются. Однако, когда дело дошло до отрисовки схемы, атмосфера в командах быстро накалилась. Оказалось, что в деталях каждый видит процесс по-своему и стремится доказать, что его понимание самое правильное и оптимальное.


Так как подобная ситуация в моей практике повторяется уже не в первый раз, я решил привести ее в пример и обратить внимание всех, кто готовится к проекту, что описание процессов не должно быть формальным. В нем обязательно следует задействовать всех сотрудников, которые участвуют в этих процессах и получают по итогам результат. Все просто и понятно только на первый взгляд. На деле становятся заметны противоречия, причем по ключевым вопросам, и важная задача предпроектного этапа — обнажить их и прийти к согласию. Иначе все недопонимания проявятся уже на этапе запуска, что значительно усложнит успешное завершение проекта.

Еще одно наблюдение на тему иллюзии простоты, с которым я в очередной раз столкнулся на тренинге, связано с описанием требований к системе. Многие компании, которым предстоит проект автоматизации, стараются взять на себя этап формулировки требований, так как не видят в этом ничего сложного. Казалось бы, что может быть логичнее: кому, как не специалистам, которые знают свою область работы вдоль и поперек, понимать, чего нужно хотеть от информационной системы.

Так было и на тренинге. Участники были уверены, что им не особо нужна помощь в этой задаче, а на этапе обсуждения проблем показывали глубокое знание потребностей предприятия. Однако, когда наступило время формулировать требования, эксперты поняли, что им сложно справится самостоятельно.

1 2

Почему так произошло и происходит? Почему опытные сотрудники не знают, как подступиться к этой задаче? Раз за разом задавая этот вопрос, я сделал для себя следующие выводы:

  • Во-первых, люди до проекта не сталкиваются с задачей формализации требований и не понимают, как нужно все это оформлять: что писать, как рисовать схемы, и какие нужны таблицы.
  • Во-вторых, человеку сложно описать свою ежедневную работу так, чтобы она была понятна другим, и выделить ключевые требования к процессу. Специалист может выполнять работу правильно, делая это интуитивно и основываясь на предыдущем опыте, однако, ему сложно описать и формализовать ее.

КАК ЖЕ РЕШИТЬ ЭТУ ПРОБЛЕМУ? Лучше всего привлечь стороннего специалиста. Как психолог помогает нам разобраться в себе, консультант помогает разложить по полочкам работу предприятия и его сотрудников. Он способен смотреть со стороны, у него есть опыт выполнения других проектов и представление о том, как эти задачи могут решаться. Кроме того, у консультанта есть навыки сбора требований и он может стать хорошим драйвером в работе. И главное – у стороннего специалиста есть потребность изучить, понять требования к процессам и задачам обследуемого предприятия, описать их, обеспечив полноту. Эта потребность формирует интерес и особую мотивацию к процессу и результату обследования, которых у внутреннего специалиста, как правило, нет.


Вот, пожалуй, все, что я хотел сегодня сказать. Помните о важности описания бизнес-процессов и не бойтесь привлекать внешних специалистов, которые помогут вам сформировать правильные требования к системе. Это уже половина успеха. Эффективных вам внедрений!

Печать статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *