Формирование заявки на производство. Автоматизация против Excel в борьбе за клиентский сервис и против стоков

Ранее мы уже поднимали тему автоматизации процессов формирования заявки на производство и описывали алгоритм, по которому это можно сделать. Сегодня поговорим об особенностях реализации данного алгоритма в системе.

Последнее время наша практика работы с предприятиями показывает, что повышение вариативности процессов производства и заказываемой продукции, существенно повысило важность такой задачи, как корректное формирование заявки на производство.

И, если эта задача недостаточно проработана, то может возникнуть, например, такая ситуация, когда производство не производит необходимую продукцию в достаточном объёме. Часто это связано с пиком акционной активности, когда на предприятии не смогли заранее спрогнозировать скачок отгрузок для трейд-маркетинга, либо это связано с производством лишней продукции на склад для создания буфера потребления. И, как сказал один наш клиент, — «после такого перепроизводства весь завод неделю сосисками питался» ))

Получается, что проблема некорректного формирования заявки на производство приводит к необеспечению заявок клиентов на отгрузку продукции, либо к излишним затратам и стокам на складах. Так как продукты питания имеют относительно небольшие сроки хранения, то, задерживаясь на складе, продукция просто портится и выкидывается. Либо, как указано выше, съедается сотрудниками))

При этом задача формирования заявки на производство решается как правило в Excel. Если мы возьмём, например, выборку из 100 предприятий, то 95 из них решают эту задачу в Excel. А 5% просто не решают. В автоматизированном же виде не решает практически никто, потому что, как показал наш анализ рынка, готовых программно-методических решений попросту нет.

Примерно год назад мы озадачились этой темой. Начали ее прорабатывать, и не так давно у нас появился первый практический опыт реального решения данной задачи, которое заработало у клиента. Соответственно о нём сегодня в статье и пойдёт речь.

Предпосылки перехода с Excel

Сложность решения задачи формирования заявки на производство в Excel заключается в том, что она требует аккумулирования и анализа довольно большого объёма информации:

  • статистика отгрузок
  • маркетинговая активность
  • соглашения об отгрузках с клиентами, которые могут быть в виде выигранных тендеров, либо просто соглашение об увеличенных объёмов отгрузки в пиковые сезоны года (как пример – шашлычная группа в майские праздники),
  • коэффициенты сезонности
  • о том – какая продукция под какого клиента должна быть упакована и как должна быть промаркирована
  • какие у нас технологические циклы производства, то есть какая продукция сколько времени производится
  • какие у нас есть узкие рабочие места на производстве, какая продукция в каком объёме съедает эти узкие рабочие центры и, соответственно, может привести к перегрузке производства, к невозможности выполнения заказана и т.д.

Информации действительно очень много и построить такую модель в Excel довольно проблематично.

При этом, хотим отметить, что с Excel клиента, у которого мы реализовали автоматизированное решение, нам очень повезло. На наш взгляд это была очень проработанная модель (пусть даже и в Excel), что, наверное, очень сильно помогло нам, так как клиент организационно уже был подготовлен к такой модели работы.

Архитектура решения

Архитектурно наше решение выглядело так: у клиента была одна база — это база коммерческой деятельности 1С: УТ 11 и база 1С:ERP для задач производства.

И наша задача была передать вот этот стык формирования заявки на производство. Само решение реализовано на 1С:УТ 11, т.к. именно в этой базе собрана вся клиентская информация.

Мы сделали модуль, который, с одной стороны, получает доступ ко всей той информации, которая есть в 1С:УТ 11 (статистика продаж, и маркетинговые акции, которые ведутся здесь же и т.д.) А, с другой стороны, мы сюда загружаем информацию из производственной системы о спецификациях продукции, о технологическом времени производства продукции, о потребности в оборудовании на производстве.

И в этом модуле суть решения сводится к формированию автоматизированного рабочего места для одного человека, которого можно назвать планировщиком.

* При этом, если у Вас есть какая-то одна система — либо это 1С:УПП, либо это 1С:ERP, то мы делаем это решение в виде отдельной базы. То есть, с одной стороны – ваша основная учётная система, с другой – наш модуль, как отдельная база. Это позволяет обеспечить довольно гибкую возможность изменения данного модуля, так как это не влияет на работу основной информационной системы, в том числе на этапе внедрения.

Суть решения

Как мы уже упоминали — суть решения свелась к одному автоматизированному рабочему месту. Собственно, обычно эту задачу и выполняет один человек, только он работает с Excel. Мы же даём ему инструмент, который может, во-первых, получать доступ к большему объёму информации, а, во-вторых, построен на основе математической модели, которая позволяет ему минимальными усилиями формировать заявку на производство.

Таким образом цепочка формирования заявки на производство получается следующая:

  1. Система подтягивает всю необходимую информацию для расчета.
  2. Математический алгоритм, заложенный в систему, просчитывает заявку на производство и показывает специалисту весь расчёт.
  • На основании этого расчёта специалист
    1. либо добавляет своё экспертное знание, корректирует данные посчитанные системой (напр. только человек может знать, что появился новый большой клиент и по нему планируется объем отгрузок) и формирует заявку на производство,
    2. либо соглашается с расчетами системы и оформляет заявку как предложено
Эффекты

Эффекты от использования разработанного модуля:

  1. Повышение точности прогноза, что подтверждается план-фактом
  2. Снижение переходящих остатков
  3. Повышение процента исполнения заказов
  4. Повышение согласованности действий продаж и производства

И мы считаем огромным плюсом и эффектом, который трудно посчитать, — это снижение рисков предприятия. Потому что если модель формирования заявки сосредоточена в человеке и в Excel, то это стандартные риски «человеческого фактора»:

а. ошибки, и это нормально (человек — есть человек, никогда не сможет работать как машина)

б. зависимость от специалистов, которые и в отпуск ходить не могут, и заболеть, и даже умирать не имеют права. Они всегда должны быть на работе, т.к. они являются краеугольной связкой между продажами и производством. Убираем эту связку — у нас производство само по себе, продажи сами по себе, что приводит к дальнейшему их конфликту.

Внедрение автоматизированного решения позволяет снизить влияние этого «человеческого фактора», так как это – система.

К сведению, время обучения работы с системой нового человека — это 2 дня. То есть, с заменой специалиста система не встанет, а продолжит функционировать в штатном режиме.


По срокам решение данной задачи заняло у нас довольно много времени – порядка 6-7 месяцев мы занимались разработкой данного решения.  Было много проб, вариантов, изменений внутренней архитектуры этого решения и т.д. Но сейчас мы уже получили опыт внедрения этого решения у реального клиента и повторные сроки реализации таких решений составят 3-4 месяца.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *